makalah
korespondensi
A. Pengertian Korespondensi
Korespondendi berasal dari kata Correspondence (inggris) atau Correspondentie
(belanda) yang berarti hubungan yag terjadi antara piihak-pihak yang
terkait. Jika didalam organisasi atau suatu lembaga, hubungan yang terjadi
antara pihak-pihak tertentu baik internal ataupun eksternal banyak dilakukan
dengan menggunakan surat atau disebut dengan surat-menyurat. Oleh karena itu,
korespondensi kemudia diartikan sebagai kegiatan surat menyurat. Korespondensi
merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk
menyampaiakan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada
umumnya, proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis ini adalah
secara tertulis, baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam
bentuk mencapai suatu tujuan tertentu.
(Purwanto, 2007)
Sedangkan surat sendiri adalah suatu alat untuk
menyamapaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh
seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri mauapaun
jabatan dalam organisasi. (Johariah, 2004)
Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya teknologi
perkantoran 1 dalam (Johariah, 2004),
surat dapat diartikan sebagai berikut :
1. Surat merupakan helai kertas dalam
bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis
untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
2. Surat adalah media komunikasi secara
tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan
pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa
secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu
pihak kepada pihak lain.
Selain
itu surat-menyurat atau korespondensi merupakan salah satu kegiatan yang sangat
penting dalam menunjang operasionalisasi suatau organisasi atau kantor.Surat
menyurat adalah suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul
dari adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan
terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya. (Johariah, 2004)
B. Fungsi dan Pentingnya Korespondensi
dalam manajemen Kelembagaan Pendidikan
Sebelum masuk pada pentingnya korespondensi dalam manajemen
kelembagaan pendidikan, kita perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai apa
fungsi surat sebagai alat kegiatan korespondensi, Dalam ruang lingkup surat
sebagai dokumen kantor maka surat berfungsi sebagai(Johariah, 2004) :
1. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat digunakan untuk pembuktian bila terjadi perselisihan
antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi. Contoh surat perjanjian, surat jual beli, surat kuasa, surat
tanah atau bangunan kantor dan sebagainya.
2. Pedoman
Surat dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan
sesuatu atau bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat
keputusan.
3. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah
terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan
4. Duta atau wakil dari penulis,
pejabat atau organisasi pengirim surat
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas
jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.
Sedangkan dalam sumber lain, dapat
dikatakan bahwa fungsi umum surat adalah sebagai alat komunikasi tak langsung
atau tidak tatap muka. Fungsi khususnya dapat dikemukakan sebagai berikut:
1. Sebagai alat dokumentasi
Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat
dijadikan sebagai alat pemberitan atau pengumpulan bukti-bukti ataupun
keterangan. Biasanya surat dijadikan sebagai alat dokumentasi apabila terjadi
perselisihan atau perbedaan pendapat antara dua pihak, misalnya suatu instansi
dengan instansi lain, antar suatu instansi dengan seseorang, antara seseorang
dengan orang lain, dan sebagainya. Seurat sering dijadikan sebagai pemberian
bukti adalah surat nikah, surat keterangan lahir, surat perjanjian dan sebagainya.
2. Sebagai alat pengingat
Surat dapat dijadikan alat pengingat hal-hal yang telah
terlupakan atau yang telah lama. Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah,
pegawai kantor sering harus membuka kembali arsip yang berhubugan dengan hal
yang berkaitan dengan masalah itu karena pemimpin atau pegawai kantor telah
lupa akan hal itu. Fungsi surat sebagai pengingat lebih banyak dimanfaatkan dan
lebih terasa di kantor besar dari pada di kantor kecil. Hal ini disebbkan
kantor besar mempunyai volume pekerjaan yang lebih besar dari pada yang
dikantor kecil. Dengan volume pekerjaan yang relatifbesar, dikantor besar lebih
banyak terdapat surat masuk dan surat keluar. Karena itu, isi surat-surat sering
terlupakan dan terpaksa dicari dan diambil dari kearsipan apabila muncul
masalah yang berkaitan dengan isi surat itu.
3. Sebagai bukti historis
Kehidupan manusia berkembang terus. Karena itu,
perubahan-perubahan dalam kehidupan manusia selalu terjadi. Dlam
perkembangannya sebuah perusahaan, misalnya, tentu mengalami perubahan dari
masa ke masa. Kalau pihak tertentu ingin mengatahui perubahan-perubahan dalam
perusahaan itu (maju-mundurnya perusahaan itu), maka dia dapat menggunkan
surat-surat tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat lama maupun
surat-surat tertentu yang masih relatif baru. Sebab surat-surat itu banyak yang
merupakan rekaman keadaan perusahaan itu pada masamasa tertentu sehingga dapat
diketahui perubahan-perubahannya dari masa ke masa. Jadi, surat-surat dapat
dijadikan sebagai bukti historis dari perkembagan kehidupan manusia.
4. Sebagai Pedoman Pelaksanaan
Pekerjaan
Pejabat instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman
pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai. Penggunaan surat sebagai pedoman
pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar semua kegiatan, baik di dalam maupun di
luar instansi, dapat terlaksana dengan lancar dan baik. Selain itu, beban
pejabat pun menjadi ringan karena dia tidak harus selalu memberi petunjuk
kepada bawahanya secara tatap muka. Surat yang berfungsi sebagai pedoman
pelaksnaan pekerjaan biasanya dibuat dalam bentuk surat edaran atau instruksi,
surat keputusan, nota tugas, dan lain lain.
5. Sebagi Duta Penulis
Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat
dihindarkan, penulis sering menggunkan surat sebagai duta atau wakilnya untuk
menyampaikan maksud dan keinginannya sebagai pembaca surat. sebgai duta
penulis, surat dianggap mencerminkan keadaan mentalistas, jiwa dan kondisi
penulisnya.
Setelah
memahami peran dan fungsi surat sebagai alat dalam kegiatan korespondensi, maka
dapat diketahui bahwa peran korespndensi dalam kegiatan manajemen secara umum
adalah:
1. Menciptakan surat yang baik dan
jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penuliasan
sebagai surat masih banyak terjadi. Misalnya susunan kalimat tidak lengkap,
berbelit-belit, tanda baca tidak benar dan lain-lain.
2. Menciptakan kerja sama yang baik
Perusahaan tidak dapat mencari tujuan tanpa bekerja sama
dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Piak lain
akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan
Tidak semua orang yang ada dalam perusahaan secara otomatis
mengetahui kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar.
Dari peran korespondensi secara umum tersebut, lebaga
pendidikan memiliki kebutuhan yang sama akan adanya sistem komunikasi yang baik
antar bagian secara internal lembaga maupun antara lembaga dengan pihak luar
baik sesama lembaga pendidikan maupun lembaga non pendidikan, sehingga peran
korespondensi tersebut juga berlaku sama pada lembaga pendidikan.
Dan dalam korespondensi terdapat banyak banyak jelas surat yang merupakan
langkah langkah dalam hubungan kerjasama bisnis antar perusahaan,mulai dari: Surat penawaran hingga
surat pengiriman.
Oleh karena itu saya akan memberikan contoh
mengenai salah satu surat tersebut yaitu: Surat penawaran - download
untuk mengetahui apakah anda telah memahami tantang korespondensi. saya mencantumkan kuisioner sebagai beriut: klik disini